KI-Automatisierung: Abläufe entlasten, Daten behalten

Wo Automatisierung wirklich entlastet

Die größten Effekte entstehen selten bei spektakulären Anwendungen, sondern bei Routinearbeit, die täglich Zeit kostet:

• Belege: Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Steuersätze aus Eingangsrechnungen lesen und mit Bestellung, Lieferschein oder Zahlung abgleichen.
• Posteingang: E-Mails und Anfragen nach Thema einordnen, Anhänge ablegen und an die zuständige Stelle weiterleiten.
• Dokumente aus Portalen: Rechnungen und Nachweise automatisch abholen statt sie einzeln herunterzuladen.
• Stammdaten: Kunden-, Artikel- und Lieferantendaten zwischen ERP, CRM und Shop abgleichen.

Liegt eine echte E-Rechnung vor (XRechnung oder ZUGFeRD), braucht es dafür keine KI: Die strukturierten Daten lesen wir direkt aus. KI hilft dort, wo Dokumente als PDF, Scan oder Freitext kommen. Mehr dazu unter E-Rechnung und EDI.

Aus eigener Praxis

Wir setzen diese Verfahren selbst ein: In der eigenen Unternehmensgruppe werden Eingangsrechnungen automatisch ausgelesen und zugeordnet. Und in MGMSYS, unserer eigenen Plattform, steht mit der KI-Schleuse ein Gateway zwischen Mitarbeitenden und öffentlichen KI-Diensten: Personenbezogene Daten und Geschäftsgeheimnisse werden erkannt und maskiert, bevor etwas das Haus verlässt.

Programmiert haben wir schon, bevor es KI-Dienste gab – 1985 entstanden unsere ersten Warenwirtschaftssysteme. Diese Erfahrung mit Datenflüssen, Schnittstellen und Fehlerfällen ist bei Automatisierung entscheidender als das Sprachmodell selbst.

Die Maschine schlägt vor, der Mensch entscheidet

Eine gute Automatisierung weiß, wann sie unsicher ist. Wir legen fest, ab welcher Sicherheit ein Ergebnis direkt übernommen wird und wann ein Mensch prüft – etwa bei abweichenden Beträgen oder unbekannten Lieferanten. Jede Entscheidung wird protokolliert, damit sie später nachvollziehbar bleibt. Seit dem 2. Februar 2025 verlangt die KI-Verordnung zudem, dass Beschäftigte, die mit KI-Systemen arbeiten, über ausreichende KI-Kompetenz verfügen (Art. 4); auch dabei unterstützen wir.

Datensouverän umgesetzt

Wir sind Verfechter der Datensouveränität: Wo immer möglich, setzen wir auf Systeme, deren Daten die EU nicht verlassen – ohne Datenpfad in Drittländer. Für KI heißt das: Entweder läuft ein Modell lokal bei Ihnen oder in einem Rechenzentrum in Deutschland, oder Anfragen an öffentliche Dienste gehen nur über eine Datenschleuse, die vorher maskiert. Welche Variante passt, entscheiden wir gemeinsam nach Datenart und Risiko – Datenschutz durch Technikgestaltung nach Art. 25 DSGVO.

So gehen wir vor

1. Ablauf aufnehmen – wo heute Zeit verloren geht, welche Systeme beteiligt sind, welche Daten fließen.
2. Pilot mit echten Beispielen – wir messen, wie oft die Automatisierung richtig liegt, bevor sie in den Alltag geht.
3. Einbau über Schnittstellen – in ERP, Buchhaltung, DMS oder E-Mail, ohne Medienbrüche.
4. Betrieb und Überwachung – Fehlerfälle, Protokolle und Nachjustierung, damit die Qualität hält.

Häufige Fragen