Was die GoBD verlangen
Zur steuerlich relevanten Korrespondenz gehören alle E-Mails, mit denen ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird – etwa Rechnungen, Aufträge, Reklamationen, Zahlungsbelege und Verträge. Sie müssen vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Verantwortlich ist die Geschäftsführung.
MailStore Server
MailStore Server archiviert alle E-Mails im Unternehmen, auf Wunsch schon vor der Zustellung ins Postfach (Journaling). Die Inhalte werden über Hashwerte und Verschlüsselung gegen Manipulation geschützt, Aufbewahrungsrichtlinien und Legal Hold steuern die Löschung, ein eigener Auditor-Zugang ermöglicht externe Prüfungen. Nach Herstellerangabe wird MailStore Server regelmäßig nach IDW PS 880 geprüft und ist DSGVO-zertifiziert.
Dokumente und E-Mail-Schutz
Für Unternehmen mit 5 bis 50 Benutzern haben wir uns für das Dokumentenmanagementsystem ecoDMS entschieden; wir sind dafür geschult und zertifiziert. Gegen unerwünschte und gefährliche E-Mails setzen wir NoSpam4u ein: E-Mail-Schutz „Made in Germany“ mit KI-gestützter Erkennung von Spam, Phishing und Schadsoftware, Quarantäne-Verwaltung und Compliance-Berichten.
Häufige Fragen
Müssen E-Mails archiviert werden?
Ja, soweit sie steuerlich relevant sind oder Handels- und Geschäftsbriefe darstellen – etwa Rechnungen, Aufträge oder Verträge. Sie müssen über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vollständig, unveränderbar und auffindbar gespeichert werden.
Gibt es MailStore auch aus der Cloud?
Ja. Sie erhalten MailStore entweder als Lizenz für die eigene Installation, auf Wunsch mit Einrichtung, oder als Cloud-Lösung inklusive Wartung.
Können externe Prüfer auf das Archiv zugreifen?
Ja. MailStore Server bietet einen speziellen Auditor-Zugang, über den externe Prüfer kontrolliert auf das Archiv zugreifen können.
Was ist NoSpam4u?
Ein E-Mail-Schutzdienst „Made in Germany“, der Spam, Phishing und Schadsoftware KI-gestützt in Echtzeit erkennt und Funktionen wie Verschlüsselung, Quarantäne-Verwaltung und Compliance-Berichte bietet.